Tescil için Başvurular öncelikle mersis üzerinde yapılmalı ve başvuru talep numarasının alınması zorunludur.
Mersis den başvuru yapabilmek için öncelikle şirketin temsile yetkililerinden birisi için MERSİS üzerinden kullanıcı adının alınması veya e – Devlet üzerinden giriş yapılabilmesi için e Devlet şifresi gerekmektedir.
**Dilekçeler şirketi temsile yetkililerce ad soy ad yazılarak temsile uygun imza edilmiş olmalı, Dilekçe vekâleten imza edilmesi halinde noter onaylı vekâlet eklenmeli.(Dava vekâletleri ile işlemler yapılmıyor)
*Tescil Başvurunuz iade olmuş ise Mersis başvurusu ilk başvuru talep no ile devam etmeli, yeniden mersis den başvuru yapılmamalı ve yeni talep no alınmamalı.
* İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğünde, Sermaye artırımlarında düzenlenecek müşavir raporuna göre şirketin özvarlığının tescilli sermayesinin ½ nin altına düşmesi halinde; TTK 376.maddenin uygulanması tebliğinin 10.maddesi a ve b bentlerine göre artırılacak sermaye miktarı ile ödenmesi gereken sermaye miktarının hesaplanma yöntemi, https://www.ito.org.tr/tr/hizmetler/ticaret-sicili-islemleri/tescil-islemleri bölümünde, Anonim Şirketler sermaye artışı veya Limitet Şirketler sermaye artışı başlıkları altında yer verilmiştir.
*Ticaret Sicili Müdürlüklerince 2644 sayılı Tapu Kanunu gereği yetki düzenlenmesi uygulamasına son verilmiştir, Bundan böyle Tapu Müdürlüklerinde mersis üzerinden alacakları bilgeler ile tapu işlemlerinin yapılmasına başlanılmıştır, (Tapu Müdürlüklerine gidilmeden önce ilgili firmanın mersis kayıtlarının güncellenmesi İstanbul için mersis@ito.org.tr den mail ile talep edilmeli
* Anonim ve Limited Şirketlerde her yıl genel kuruların yılın ilk çeyreğinde yapılması gerekli, Genel Kurulda tescile tabi konu var ise (YK seçimi, Bağımsız denetçi seçimi, Esas mukavele tadili vb.) bu hususların Ticaret Sicilinde tescili gerekir, Ancak Genel kurulun içinde tescile tabi konuların olmaması halinde genel kurul tescil edilmeyeceği gibi MERSİS den de herhangi bir işlem yapılmamalı.
Her yıl yapılan ve içinde tescile tabi konuların olmadığı genel kurullar, Dilekçe ekinde noter onaylı genel kurul tutanağı, hazirun cetveli (asıl imzalı olarak) ile vekâleten katılım olması halinde vekâletnameler ( Bakanlık temsilcisi katılmış ise görev yazsısı) Ticaret Sicili müdürlüğüne sicil dosyasına konulması için İlgili sicil müdürlüğüne verilmesi gerekir,
Bu işlemin Limited şirketler içinde geçerli olduğu unutulmamalı.
* Bakanlık temsilcisinin bulunmadığı A.Ş. Genel Kurullarında vekâleten katılımlarda, vekâletnamelerin noter onaylı suretleri veya asıl imzalı vekâletin ekinde imza kontrolü için imza sirkülerinin eklenmesi gerekiyor.
*Genel kurula katılacakların listesi (hazirun cetveli) pay defterine uygun olarak tüm ortaklar yazılmalı ve pay defterine uygun olduğu notu yazılarak YK Başkanı imza etmeli (TTK 417/3)
*Yeni kurulan anonim şirketlerde ilk yapılan olağan veya olağanüstü genel kurulda ‘’genel kurul yapılmasının esaslarına ilişkin iç yönerge’’ görüşülerek onaylanmalı ve genel kurul eki olarak tescile verilmeli,
* Ticaret Sicili müdürlüğüne verilecek olan şirket ünvanı altında düzenlenecek imza beyannameleri (Tescil talepnameleri) Noterlerden değil Ticaret sicili Müdürlüklerindeki görevli personelin huzurunda beyan edilerek düzenlenmesi gerekmektedir,
* Yetki verilmiş yabancı uyruklu kişiler için pasaport tercümesi noter onaylı ve vergi kimlik numarası, Tüzel kişiler için apostil onaylı tercümesi noter tasdikli sicil özeti ve vergi kimlik numarası evrak ekinde verilmeli, Türkiye de yerleşik olduğu belirtilen yabancı müdürler için noter tasdikli ikamet tezkeresi, varsa çalışma izinleri (çalışma izinleri yetkinin tescil ve ilanından sonra da alınabilmektedir) vergi kimlik numaraları verilmeli.
* Şirketlerde her konuda temsil yetkisi verilmiş YK üyesi / Müdür dışındaki belirli limit ve konular için verilecek Sınırlı yetkililer için, Ticaret Kanunu 367-371/7 -629 a göre iç yönerge hazırlanıp tescil ve ilan edilmeli, bunun için şirket ana mukavelesinin uygun olması gerekir, (Bu iç yönergelerde şubelerin işlemleri içinde madde eklenmesi faydalı olacaktır)
Her konuda temsil yetkisi verilmiş YK üyeleri veya Müdürlere, ayrıca iç yönerge ile sınırlı yetki verilmmeli.
*Temsil kararlarının içerisinde yetkisi sona eren kişiler için ‘’eski imza sirkülerinin iptali’’ şeklindeki yazımlar kabul görmemektedir. Yetkisi iptal olan kişilerin kararda isimleri belirtilerek ‘’temsil yetkileri sona ermiştir’‘ şeklinde yazılmış olmalı.
*Genel kurulda seçilmiş YK üyelerinden, istifa olması halinde boş kalan üyeliğe mutlaka yeni bir üyenin ( ilk genel kurulun onayına sunulmak üzere) geçici olarak atanmış olması gerekir, İstanbul sicil bunu zorunlu olarak talep ediyor.
Bir veya iki üyeli Anonim şirketlerinde bu işlemler nisaplar bakımından genel kurul marifetince yapılmalı.
* Tüzel kişi yönetim kurulu üyesi seçilmiş gerçek kişi temsilcisi için noter onaylı (A.Ş. de yönetim /LTD. de Müdürler) kurulu kararı evrak ekinde verilmeli,
*Tüzel kişi YK üyesi / Müdürün gerçek kişi temsilcisine ayrıca gerçek kişi olarak farklı görev ve yetki verilmemeli.
*Anonim Şirketlerde ortak değişikliği tescile tabi olmadığından ortaklık belgesi düzenlenemez ve bu tür belge talebiniz kabul edilmemektedir.
* Tasfiye kararlarında tasfiye memurunun temsil şekli genel kurulca belirlenmeli, Tasfiye kurulunun yetkisi genel kurul dışındaki, Yönetim Kurulu, Müdürler Kurulu veya Tasfiye kurulu kararı ile belirlenemez.
* Tasfiye memuru TÜRK vatandaşı ve Türkiye’de yerleşik olan bir kişi olmalı, birden fazla tasfiye memuru seçilmesi halinde biri TÜRK olmalı ve Türkiye’de yerleşik olmalı (TTK 536)
* Tasfiye sonu kararı için alacaklılara davet ilanlarından (üçüncü ilandan )sonra bekleme süresi bir yıldan 6 aya indirilmiştir, Kanunun yürürlük tarihinden önce tasfiye girmiş firmaların Ana mukavelesinde farklı bir süre var ise öncelikle bu maddenin tadil edilmiş olması gerekir. Kanunun yürürlük tarihinden sonra tasfiyeye girmiş firmalarda ana mukavelesinde özel bir düzenlemesi yok ise altı aylık süre uygulanıyor, (9 Ağustos 2016 tarihli Resmi gazetede yayımlanan Torba Kanun)
*Kapanış işlemlerinde Oda aidat borçlarının ödenmiş olması ve var ise dosyadaki takyidatların da kaldırılmış olması gerekir.
* Müşavir Faaliyet belgeleri Asıl, E imzalı veya noter onaylı olmalı, Müşavirin aslı gibidir yapacağı tasdik kabul görmemektedir.
* Müşavir raporlarındaki öz varlık tespit bölümlerinde veya raporun inceleme bölümünde mutlaka Bilanço ve defterlere uygun özvarlığın hesaplanma tablosuna yer verilerek TTK 376 ya göre Borca batıklığın söz konusu olup olmadığı ve istenilen oranlarda(1/2 oranında) korunup korunmadığı hususu tablonun altına dip not olarak belirtilmeli, web sayfamızdaki örneklerde yer verilmiştir.
*Ortak alacaklarının sermaye eklemesinde, bu alacakların ortaklarca şirkete nakit olarak verilmiş ise, tespiti SMMM veya YMM tarafından yapılabilmektedir, düzenlenecek tespit raporunda mutlaka ortakların şirkete nakit olarak vermiş oldukları borç nedeniyle ortak alacağının oluştuğunu belirtilmesi gerekli,
Ortak alacakları ortaklarca şirkete nakit verilmiş borçtan başkaca bir nedenle oluşuyor ise, ayni sermayenin konulması yöntemi uygulanır ve ayni sermayenin tespitinde olduğu gibi bu tür ortak alacakları tespiti Mahkemece atanmış bilirkişiler marifetince yapılmış olması gerektirir.
*Güvenlik, Sigorta, Yapı Denetim, Bağımsız Denetim ve Fuar düzenlemek için kurulan firmaların ana mukavelesi faaliyet alanları münhasıran kendi konuları olmak zorunda, harici faaliyetler yer almamalı.
*Siciller arası merkez nakli yapan firmaların işlemlerinde; kararda bir den fazla konu görüşülmüş ve tescile tabi ise, öncelikle mevcut bulunduğu yerdeki sicil müdürlüğünden merkez nakli hariç diğer hususların tescil edilmesi ve sonra merkez nakli için dosya örneği ve Gerekli evrak alınarak tescil için yeni adresinizdeki ticaret sicile başvuru yapılması önerilmektedir.
*Reşit olmayan küçüklerin şirkette ortak olmaları halinde, şirkette Anne ve Babadan birinin ortak olmaları veya veraset sonrası ortaklık işlemlerinde küçüğün adına kararlara katılmak ve kararın imza edilmesi için Mahkemeden Kanuni Temsilci (KAYYIM) atanmış olması gerekir,
*Limitet şirketler de, toplantıya katılmayacak ortaklar için toplantı öncesi mutlaka Ticaret Kanunun 617 ve 414 maddelerindeki davetler usulüne ve süresine uygun olarak yapılmalı, bu davetlere ilişkin belgelerin bir sureti tescil evrakı ekinde Ticaret sicili Müdürlüğüne sunulmalı.
*Limitet şirketlerde toplantıya daveti Müdürler Kurulu Başkanı, tek müdür ise müdür yapar, müdür yok ise mahkemeden genel kurulu yapma ve gündemi belirlemeye yönelik yetki alınmasından sonra davet yapılabilir. Ancak tüm ortakların katılması ile toplantı yapılmış ise bu davet merasimi işlemleri sorgulanmamaktadır.(İstanbul için)
*Limitet şirket hisse devri kararında ayrılan ortak ve kalan ortak /ortaklar kararı imza etmeli,
* Verasetin dağılımı kararlarında bölünemeyen pay ortaklardan birine devir veya noterden feragat edilerek mersisden giriş yapılarak ortaklar kurulu kararı alınmış olmalı,
*Limitet şirketlerin ortaklar kurulu/genel kurulunda vekâleten katılımlarda, vekâletin içeriğinde toplantılara katılmaya ve sahip olduğum sermayeme karşılık gelen paylarımı (beni her türlü temsile) gibi açık yetki olmalı ve evrak ekinde noter onaylı vekâlet verilmeli,
*Tek ortaklı şirkette, Ortak Müdürün istifası söz konusu olamaz, Kanun gereği tek pay sahibi Müdür olmak zorunda.
*Limited şirketlerde, Kararların ortaklar kurulu kararı formatında yazılması ve ortaklara imzalatılması veya A.Ş. gibi Genel Kurul formatında yazılması ekinde hazirun cetveli sunulması halinde İstanbul da işlemleri yapılırken,
İstanbul dışındaki birçok Sicil Müdürlüğünde A.Ş. Genel Kurul formatında yazılması ve ekinde hazirun cetvelinin verilmesi aranmaktadır.
*Birleşmelerde, devir alan ve devir olan firmaların tescilinin eş zamanlı olması gerekmiyor, ancak uygulamada genel olarak eş zamanlı tescil yapılıyor, Mersis girişlerinde öncelikle devir alan firmanın başvurusu yapılmalı.
**Birleşme, Bölünme Kararları tüm ortakların katılımı ve KOBİ raporu ile karar altına alınması ve tutanakta ön inceleme hakkından vaz geçilmiş olduğunun belirtilmesi durumunda, Ticaret Sicil Gazetesinde ön incelemeye davet ilanlarının yapılması aranmamaktadır,
*Ticaret Kanunun 155-1/b maddesine göre yapılan Kolay Birleşmede; devir alan firmanın sermaye artışı yapması zorunlu değil, Birleşmenin onaylandığı kararda sermaye artışı yapılmayacağı belirtilmesi yeterli, devir olan şirketin ödenmiş sermayesinden dolayı devir alan şirket daha sonraki süreçte sermaye artışı yapabilir, ancak bu artış birleşmeden dolayı değil iç kaynakların ilavesi yöntemiyle yapılabilir,
*Bölünmelerde giden varlık karşılığı bölünen şirketin kendine verilir ise, bölünen firmada sermaye azaltımına gerek yok, ancak sermaye payları otaklara verilecek olursa, bölünen firmada mutlaka eş zamanlı azaltım artırım veya duruma göre sermaye azatlımı yapılarak sermaye maddesi tadil edilmeli,
*Tür değişmelerinde Yeni tür şirketin sermaye maddesi, öz varlık rakamlarına göre değil tescil edilmiş sermaye üzerinden yazılmalı,
* Şahıs firması Tür değiştirip sermaye şirketi olabileceği gibi sermaye şirketi de tür değiştirerek şahıs firmasına dönüşebilir,
Önemli olan tarafı sermaye şirketi gerçek kişiye dönüşürken, sermaye şirketinin ortaklık yapısı tek paya (gerçek kişiye )düşmeli, bu durum tescil ilan edilmiş olmalı, tescilli sermayesinin tamamının ödenmiş olması gerekir.
* Sermaye şirketi de tür değiştirerek şahıs firmasına dönüşmesine müteakip sicil gazetesinde bu tescilin ilan edilmesinden sonra terkin tescil taleplerinin yapılmasına engel bir düzenleme bulunmamaktadır, ilanın beklenmesinin nedeni üçüncü kişilerin ilanla bilgi sahibi olmalarıdır.
* Anonim Şirketler de hisse devri tescile tabi değil, hisse devri noter satışı ile yapıldıktan sonra bu devre ilişkin alınacak yönetim kurulu kararı ancak talep halinde ticaret sicili gazetesinde ilan edilebilir,
Ancak şirket ortaklığının tek paya düşmesi, tek pay sahibinin değişmesi ile tek pay sahipliğinden çok pay sahipliğine (çok ortaklı) geçişler tescile tabi olduğundan, mutlaka ticaret sicile tescil ettirilmeli.
Tek pay sahibi yabancı uyruklu tüzel kişi ise apostil onaylı tercümesi noterden tasdikli sicil özeti ve potansiyel vergi numarası ( işlemlerde pay defterinin ilgili sayfasının noter onaylı sureti) evrak ekinde verilmeli.
* Şirket hamiline hisse senedi çıkarmak istemesi halinde ana mukavelenin ilgili maddesi buna uygun olmalı, uygun olmayan ana mukavelede öncelikle madde tadili yapılarak uygun hale getirilmesi gerekir.
Hamiline hisse senedi çıkarılması tescile tabidir ve bahse konu yönetim kurulu kararı tescil ve ilan edilmeli, evrakın ekinde sermayenin ödendiği ve öz varlık içerisinde kanundaki oranda korunduğuna dair Müşavir raporu ve Müşavirin faaliyet belgesi verilmeli.
* Tek paylı Anonim Şirketlerin genel kurulunda tek payın sahibi kendisi veya vekilinin tutanakta imzasının olması zorunludur, (Bakanlık temsilcisi yön. Madde 26 )
*Genel kurulda Yönetim kuruluna seçilmiş kişilerin bu görevi kabul ettiklerine dair imzaları noterden onaylı görev kabul beyanı hazırlanmalı ve tescil evrakı ekinde müdürlüğe verilmeli,
Ancak Hazirun cetvelinde veya tutanağın altında imzaları olanlar ile genel kurul ile birlikte görev bölümü ya da yetki belirleme kararının verilmesi halinde bu kararda imzası olan üyeler için ayrıca görev kabul beyanı düzenlenmeyebilir, (İstanbul için)
*Genel Kurulda Yönetim Kurulu seçimi var ise tescil için Ticaret Sicili Müdürlüğüne gidilirken, Yönetim Kurulu görev bölümü ve şirketin temsiline ilişkin yetkilendirme kararı da genel kurul ile birlikte verilmesi daha doğru yöntemdir.
*Bağımsız denetçi genel kurulda ve en fazla bir hesap dönemi için seçilebilir.
*Genel kurulda Bağımsız denetçi seçimi var ise TTK 400 e göre düzenlenip sicile verilen Beyanın içeriğinde hizmet sözleşmesinin imza edilme tarihine de yer verilmeli.
*Genel kurula, en az bir yönetim kurulu üyesi katılmalı ve tutanak veya hazirun cetvelini imzalamalı.
*sermaye artışında tadil metni içeriğinde sermayenin ödeme kalemleri açık yazılmalı ‘’iç kaynaklardan veya fonlardan’’ şeklinde değil,
* Sermaye artışında; her ortağın rüçhan hakkını kullanma hakkı olduğundan, Yüzde yüz katılım olmadan yapılmış genel kurul toplantılarından sonra, ortakların Rüçhan haklarının kullanması için en az on beş günlük süre belirleyen Yönetim Kurulu Kararı genel kurul sonrasında alınıp, Genel Kuruldan önce tescil ve ilan edilmesi gerekir, Genel Kurulun tescili için, Rüçhan haklarının kullanımı için verilmiş sürenin sonunda genel kurulun tescili için Ticaret siciline başvuru yapılması gerekmektedir.
*Sermaye azatlımın da Anonim Şirketler de yönetim kurulu, limitet şirketlerde Müdür / Müdürler kurulu raporu genel kurulda onaylanmalı ve tescile verilmeli,
*Anonim Şirketlerin Sermaye artışının görüşüldüğü genel kurul üç ay içinde Ticaret sicilinde tescili yapılmalı.(T.Sicil yön.72), Tescil edilmemiş olması halinde genel kurul kararı geçersiz kalır.
Limitet şirketler de bu genel kurul bir ay içinde tescil için sicil Müdürlüğüne başvurulması gerekir (yön.m.93)
*Alınacak kararlarda tüzel kişi adına karara kim katılmış ise tüzelin unvanı ve gerçek kişinin adı soyadı yazılarak imza edilmeli.
* Kooperatiflerin Genel Kurullarını Anonim Şirketlerde olduğu gibi Ticaret Sicili Müdürlüğüne Noter onaylı olarak verilmesi zorunludur.
*Yerleşim yeri yurtdışında olan gerçek veya tüzel kişilerin şirket kuruluşlarında temsilci kararı ile birlikte mutlaka vekâletnamede alınmış olmalı, ıslak imzalı vekâlet aslı ile esas mukavele huzurda imza edilebilecektir. Organ kararı ile işlemler yapılmamaktadır.
*Mahkeme kararlarına kesinleşme şerhi alınmış olarak kararın aslı veya ilgili merciden (mahkeme-noter) aslı gibidir onaylısı verilmeli,
*Kuruluş veya unvan değişikliği işlemlerinde; Benzer unvan kontrolü www.tobb.org.tr den sicil gazetesi başlığından unvan kontrolü yapılmış olmalı, (unvan tebliği 14.02.2014 tarihinde yayımlanmıştır)
*Şirketin Unvanında en az bir faaliyet TÜRKÇE yazılmış olarak yer almalı,(Pazarlama, Ticaret, Sanayi, Endüstri tek başlarına faaliyet alanı olarak yazılmamalı)
*Unvanda noktalama işaretleri kullanmayınız.(nokta, virgül, & işareti gibi)
*Unvanda amaç konuda olmayan sektöre yer verilmemeli,
*Birleşme sözleşmesi ve raporu A.Ş.Yönetim Kurulunca /LTD. Müdürler kurulunca imza edilmiş olmalı.
* Kolektif –Komandit şirketlerde işlemler ortaklar kararı ile yapılmaktadır,
* Şahıs firması terkin işlemlerinde, talep dilekçesi ve ek belgeleri tacir kendisi imza etmeli, sicil kayıtlarındaki imzadan farklı imza kullanmamalı,
*Fert firma sahibinin vefatı halinde, Ticaret Sicili ve Oda kaydının terkini için talep dilekçesi (varislerce veya en az bir varis tarafından imza edilmiş olmalı), ekinde veraset belgesi veya mirasçılık belgesi aslı veya onaylı sureti verilmeli,
*İktisadi işletmeler için alınacak kararların dernek veya vakfın yönetim kurulu üyelerince alınmış olması gerekir, ticaret siciline başvurularda, kararı alan kişilerin yönetim kuruluna seçilmiş olduklarını gösteren evrakta verilmeli,
*Adi ortaklıklar (iki veya daha fazla gerçek kişi ile tüzel kişinin ortak olduğu) borçlar kanununa göre kurulup Gelir İdaresi Başkanlığına (Vergi dairelerine) kayıt olmaktadırlar, Ticaret Sicilinde tescile tabi değiller, her gerçek kişinin kendisi Ticaret Sicilinde tescil ve Odaya kayıt olması gerekiyor,
Ancak iki ya da daha fazla Tüzel Kişiliğin kurmuş oluğu adi ortalık işletmeleri, (2009-2 sayılı Bakanlık tebliği) Ticaret Sicilde tescil ve Odalara kayıt olabiliyorlar, Adi ortaklık işletmesi yapacakları işi tamamladıktan sonra fes edilebilir ya da tür değiştirerek bir sermaye şirketine dönüşebilir, esas mukavele mersisden hazırlanması gerekmektedir.